[PE022:Excel]ファイルを瞬時に印刷する方法

Excelで作成したファイルを瞬時に印刷する便利な方法があります。

■ファイル印刷
「Ctrl」+「P」 ⇒ 「Enter」

「Ctrl」+「P」を押すと印刷画面が出ます。そのまま「Enter」を押すと印刷できます。

この方法を使えばマウス操作による印刷より断然効率的です。

ただし、「Enter」キーですぐに印刷するためには、出力プリンタの指定や用紙サイズ、印刷向きなどの設定を一度済ませておく必要があります。

作成途中の資料を少しずつ手直ししながら何度も印刷するような業務の際に、特に威力を発揮するでしょう。

[PE021:Excel]書式のコピー/貼り付け

Excelでセルをコピーして貼り付けるには、[Ctrl]+[C]と[Ctrl]+[V]を使います。

さてここで、あるセルに複雑な書式が適用されていたとします。この書式だけを既にデータが入っている他のセルにコピーしたい場合、上記の方法でコピーしてしまうとうまくいきません。なぜなら書式だけでなくデータも上書かれてしまうためです。

こんな場合は、コピーしたいセルを選択してから[マウスで右クリック]⇒[刷毛のアイコン(書式のコピー/貼り付け)]をし、コピー先のセルをマウスクリックします。こうすれば、データはそのままで、書式だけが反映されます。

もしたくさんのセルに書式を貼り付けたいのであれば、さらに便利な方法があります。それは上記の[刷毛のアイコン]をダブルクリックする方法です。この方法ですと、[ESC]キーを押すまで何度でも書式の貼り付けができます。

[PE020:Excel]セルのコピー/貼り付け

Excelでセルをコピーしたい機会は多いと思います。その場合、まずコピーしたいセルを選択してから[Ctrl]+[C]を押し、コピー先のセルを選択してから[Ctrl]+[Ⅴ]を押して貼り付けます。

この方法ですと、データだけでなく、書式や計算式も同様にコピーされます。つまり、字体、文字サイズ、太文字、色文字、セルの罫線などの書式もデータと一緒にコピー先に反映されるというわけです。

これがセルをコピーする場合の最も基本的な方法となります。

[PE019:Excel]条件分岐のIF関数

Excelでは、条件を満たしているかいないかで異なる処理を行なう場合には、「IF関数」を使います。最も基本的な関数のひとつですがおさらいしてみましょう。

ここでテストの合否判定表を作成するとします。A列に「受験番号」、B列に「氏名」、C列に「点数」、D列に「合否判定」が入るとします。そしてこの表のC列に点数を入力していくことにします。この時、70点以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」の文字がD列に自動表示されるようにしたいと思います。この場合、D列に入力すべきIF関数はどのような式になるでしょうか。

そうです。答は次の通り。例えば、「D1」セルに入力する計算式は「=IF(C1>=70,”合格”,”不合格”)」です。これで、C1が70点以上ならD1に「合格」の文字が入り、それ以外の場合は全て「不合格」になります。

IF関数は、第1引数に条件となる「論理式」、第2引数に条件が「真(TRUE)」の場合に行う処理、第3引数に条件が「偽(FALSE)」の場合に行う処理がそれぞれ入ります。なお、文字列はダブルクオーテーション「”」で囲む決まりとなっています。

[PE018:Excel]円単位を千円単位に丸めて表示したい

例えば「8,645,349」のような大きな桁数の金額が並ぶ決算数字などでは、決算書などを作る際に金額を千円単位で丸めて「8,645」と表したいことがあります。こんな時、丸めた数字をひとつひとつ手で入力し直したりしていたら、大変手間ですし入力ミスの元にもなります。

こんな時はExcelの『表示形式』機能を使いましょう。金額の数値をいちいち書き換えることなく、千円単位に表示し直すことができます。

■金額を千円単位に丸めて表示する方法

①金額の入っている対象セルをマウスで選択

②マウスで右クリックし『セルの書式設定』

③『表示形式』タブ⇒『ユーザー定義』

④『#,##0』を選択し『#,##0,』に書き換える

⑤『OK』を押す

[PE018:Excel]複数セルの数値を掛け合わせる方法

「販売価格×卸率×数量=卸値」のような計算をExcelで行う場合を考えてみます。「販売価格」がA1に、「卸率」がB1に、「数量」がC1にそれぞれ入っていたとすると、「卸値」をD1に表示させるには、D1に『⁼A1×B1×C1』と入力すればいいですね。今回は3つの数値を掛け合わせただけなのでこの方法でもいいと思います。

しかし、掛け合わせる数値が10個も20個もある場合ではどうでしょう。上記の方法ですと式の入力がすごく大変ですし、どこかで間違えてしまいそうです。

そんな時は『PRODUCT』関数を使うと便利です。

例えば、A1、B1…Y1にそれぞれ入っている25個の数値を全てかけ合わせてZ1に表示させるには、Z1に『⁼PRODUCT(A1:Y1)』と入力します。

これなら簡単ですし間違えも防げますよ。

[PE017:Excel]セルの編集

セルの中身を編集するには、マウスで対象のセルをダブルクリックします。セル内にカーソルが表示されるので中身を編集できます。

しかし、編集するセルの数が多かったり、セル幅が小さかったりすると、マウスによるダブルクリックに失敗し、それが積み重なってストレスの原因になることもしばしば。

そんなときはキーボードに頼るほうがうまくいきます。カーソルキーで対象のセルを選択し、『F2』キーを押しましょう。セルの内容を編集することができます。

また、セルの編集中に『Home』キーを押せばセルの先頭に、『End』キーを押せばセルの最後にそれぞれカーソルが飛びます。これらも利用すればセルの編集効率がぐんっとアップします。

[PE016:Excel]現在の日付や時刻を入力する方法

Excelで報告書などの資料を作成していると、今日の日付や現在の時刻を入力しなければならなくなることがあります。この場合、時計やカレンダーを見て一文字ずつ入力してもいいのですが、もう少し簡単でスマートな入力方法があります。

■ショートカットキー

『Ctrl』+『+』 ・・・ 今日の日付を入力

『Ctrl』+『*』 ・・・ 現在の時刻を入力

使い方は、入力したいセルを選択したあとに上記ショートカットキーを押すだけです。

このショートカットキーを使うになると、いかに日付や時刻を入力する機会が多い事かに気付かされ、ちょっと得した気分になること請け合いです。

なお上記のショートカットキーでは、テンキー側の『+』や『*』は使えないので注意して下さい。

[PE015:Excel]特定セルの印刷をさせない方法

Excelで作成した文書を印刷するときに印字させたくないセルが混ざっていることがよくあります。例えば個人的な覚え書きや計算前の数値データなどです。

こんな時、行や列単位なら畳んで隠すこともできなくはありませんが、セル単位となるとそうはいきません。

そんなときは『セルの書式設定』を使って印刷を制限させましょう。

 

例としてサンプル文書を用いて、A1セルに入っている「委任状」という文字を印刷対象から外してみます。

まずはA1セルを選択し、画面上部の『ホーム』タブを選択します。その中に『フォント』があるのでその右下の四角いボタンをマウスクリックします。

 

『セルの書式設定』画面が開くので『表示形式』タブにある『分類』で『ユーザー定義』を選びます。『種類』欄の中身を消してから「;;;」と入力して『OK』をクリックします。(元に戻すには『分類』で『標準』を選びます。)

 

すると、A1セルに入っている「委任状」という文字が消えています。念のためA1セルの中身を見ると「委任状」という文字データはきちんと残っているのが分かります。

 

この方法を用いれば、データを壊すことなく、セル単位で表示を消すことが可能です。表示を消したセルは紙にも印刷されなくなりますので、覚えておくと重宝します。

[PE014:Excel]シート保護とオートSUM

例えば自作のExcelの表を友人に使ってもらうケースを想像してみてください。その際、自由に数字を入れてもらうのはいいのですが、既に数式を入れてあるセルについては壊されたりしたら困ります。そんな時は以下の手順で数式が入っているセルにロックをかけておきましょう。

■数式が入っているセルだけをロック(編集不可)する手順

1.数式が入っていない(=修正を許可する)セルをマウスで選択
2.選択したセルの上で右クリック⇒『セルの書式設定』
3.『保護』タグ内の『ロック』の『 ☑ 』を外してから『OK』
4.『ファイル』⇒『ブックの保護』のボタンを押下
5.『現在のシートの保護』⇒そのまま『OK』

 

さて、シート保護をかけるとなぜか編集メニューにある『 Σ』(オートSUM)ボタンがグレーアウトして押せなくなります。オートSUMは表計算でよく使う機能なのでこれが使えないと大変不便です。とはいえ、これはExcelの仕様なのでどうしようもありません。

そこで、私はショートカットキーを使って回避していますのでご紹介します。

■オートSUMのショートカットキー

『Alt』 + 『Shift』 + 『ー』

上記のショートカットキーは私のようにノートパソコンを使っている場合を想定しています。左手で『Alt』と『Shift』を押しながら右手でひらがなの『ほ』のキーを押す感じですね。(本来のショートカットキーは『Alt』+『=』)

それにしてもなぜシート保護の時に、わざわざ『 Σ 』ボタンをグレーアウトさせているのでしょうね?