カテゴリー: Excel

例えば自作のExcelの表を友人に使ってもらうケースを想像してみてください。その際、自由に数字を入れてもらうのはいいのですが、既に数式を入れてあるセルについては壊されたりしたら困ります。そんな時は以下の手順で数式が入っているセルにロックをかけておきましょう。

■数式が入っているセルだけをロック（編集不可）する手順

１．数式が入っていない（＝修正を許可する）セルをマウスで選択
２．選択したセルの上で右クリック⇒『セルの書式設定』
３．『保護』タグ内の『ロック』の『 ☑ 』を外してから『OK』
４．『ファイル』⇒『ブックの保護』のボタンを押下
５．『現在のシートの保護』⇒そのまま『OK』

 

さて、シート保護をかけるとなぜか編集メニューにある『 Σ』（オートSUM）ボタンがグレーアウトして押せなくなります。オートSUMは表計算でよく使う機能なのでこれが使えないと大変不便です。とはいえ、これはExcelの仕様なのでどうしようもありません。

そこで、私はショートカットキーを使って回避していますのでご紹介します。

■オートSUMのショートカットキー

『Alt』　＋　『Shift』　＋　『ｰ』

上記のショートカットキーは私のようにノートパソコンを使っている場合を想定しています。左手で『Alt』と『Shift』を押しながら右手でひらがなの『ほ』のキーを押す感じですね。（本来のショートカットキーは『Alt』＋『=』）

それにしてもなぜシート保護の時に、わざわざ『 Σ 』ボタンをグレーアウトさせているのでしょうね？

Excelで表を作る際に、計算式が入っているセルで計算エラーを起こすと、『＃DIV/0!』や『＃VALUE!』などのエラーがそのまま表示されてしまいます。このままこの表を印刷してしまうと非常に見栄えが悪いものになってしまいます。

例えばD1セルに『=B1/C1』という計算式が入っていたとします。この場合、分母にあたるC1セルが未入力だったり０だったりすると、D1に『＃DIV/0!』というゼロ割のエラーが表示されてしまいます。

そこで計算エラーが発生するセルは自動的に空白になるように、計算式を書き換えてしまいましょう。

やり方は簡単。エラーを空白に置き換えるためには『IFERROR関数』を使います。

上記の例ではD1セルの計算式を『＝IFERROR(B1/C1,””)』と書き替えましょう。こうすればB1をC1で割った結果がエラーになったとしてもエラーが表示されなくなります。

Excelで作成した文書の右上などに作成日付や時刻を入力する機会は多いと思います。そんな時に現在の日付や時刻を一発入力できる、とっても便利なショートカットがあります。

現在の日付を入力する・・・[Ctrl]＋[＋]

現在の時刻を入力する・・・[Ctrl]＋[＊]

たったこれだけです。確かに毎回一文字一文字手で入力しても大した手間ではないともいえます。しかし一回覚えてしまえば、毎日多くの場面でお世話になることでしょう。時短テクニックのひとつに是非加えてみてください。

Excelで表を作っていると、上隣りや左隣りのセルと全く同じ内容を入力したくなることがあると思います。

この場合、マウスで対象セルをコピーして隣へペーストしたり、キーボードで対象セルを[Ctrl]＋[C]でコピーして隣へ[Ctrl]＋[V]でペーストしたりする方法が一般的だと思います。しかしこの方法ではコピーとペーストをそれぞれ独立して行わなくてはならないので回数が多い場合は少し面倒です。

そこで便利なショートカットキーをご紹介します。左隣りのセルの内容をそのまま今選択しているセルにコピー＆ペーストするにはキーボードで[Ctrl]＋[R]とします。同様に、上隣りのセルの内容をそのまま今選択しているセルにコピー＆ペーストするにはキーボードで[Ctrl]＋[D]とします。（それぞれ、右と下にコピーするので[R]ightと[D]ownと覚えるとよいでしょう。）

この方法を使えば一回の操作でコピー＆ペーストが同時にできるようになるというわけです。

Excelで表を作るときに、『名前は日本語、フリガナは半角カナ、電話番号は半角英数字で統一したい』というようなことはよくあると思います。

例えば全角の『１』と半角の『1』など、一見して区別のつきにくい文字はたくさんあります。この区別を間違わないように入力していくのは何気に神経をすり減らしますし、目の疲れの原因にもなります。

そんな時に使うと便利な機能が『入力規則』です。使い方は簡単。まず対象の列を選択し、『データ』タブにある『データの入力規則』を選びます。（以下、例として、A列入力時に自動的に日本語入力がオンになるように設定していきます。）

あとは開いた設定画面にある『日本語入力』タブの『日本語入力』のプルダウンメニューから希望の入力規則を選択してOKするだけです。

これでA列を入力する際に自動的に日本語入力がオンされるようになりました。（同様にB列以降にもそれぞれの入力規則を設定すれば、さらに作業効率がアップします。）

意外と知られていないのに効果がすぐに実感できる便利な技。おすすめです。

A列に姓、B列に名が入っている名簿があるとします。そんな時、姓と名を結合してC列に書き込みたいと思ったことはありませんか。

名簿の人数が少なければ、手作業でコピーしたり入力したりしてもいいのですが、人数が100人、1000人となったらそうもいきません。

こんな時に便利な方法があります。それが『&（アンパサンド）』です。

例えばA1に「山田」、B1に「太郎」と入っていたとします。このときC1に「＝A1&B1」と入力すると、A1とB1の内容が結合されて「山田太郎」と表示されます。

この方法ですと、たとえ100人、1000人の名簿であっても大丈夫です。C1のセルの右下にある■をマウスでドラッグしてC2、C3…に連続入力するだけでC列が出来上がります。

次は応用です。C1に「山田　太郎」のように姓と名の間に空白を挟んで結合するにはどうしたらよいでしょうか。答えですが、この場合、C1に「=A1&”　”&B1」と入力してください。「”　”」は空白を意味しています。

今回の技は簡単なうえに工夫次第でいろいろな場面で活躍してくれる便利な機能です。ぜひ使ってみてください。

下の表では一列目にある表のタイトルが左端にきており、いまひとつ見栄えがよくありません。

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そこで、A1セル～B1セルの中央付近にタイトル文字を配置し直したいと思います。今回はその方法をふたつお伝えします。

ひとつめは、対象の複数セル（今回の例ならA1とB1）を選択した状態で『セルを結合して中央揃え』ボタンを押す方法です。

この方法は最も手軽に複数セルの中央に文字を配置できます。しかし同時にセル結合をしてしまいます。セル結合は後で表を加工する際に崩れたりして結構邪魔になります。できれば使いたくありません。

そこでふたつめの方法です。対象の複数セル（今回の例ならA1とB1）を選択した状態で、マウスを右クリックし『セルの書式設定』を開きます。『配置』タブ内にある『横位置』のプルダウンメニューを開き、『選択範囲内で中央』を選んで『OK』を押します。

すると、タイトルを中央に配置することができました。

余計なセル結合が発生しないので、コチラの方法をお勧めします。

ここは赤字に悩まされている弁当屋。看板商品は味自慢のコロッケ弁当。それなりに売れてはいるのですがまだまだ赤字です。いったい何個売れば元が取れるのかを知りたい。こんなときはゴールシーク機能を使うと便利です。

ゴールシーク機能は、表中の計算結果を先に決めてから数式を逆算させることで、数式の途中にある値のほうを書き換えます。損益分岐点を知りたい場合などに効果を発揮します。

下の表は先程の弁当屋のコロッケ弁当に関する一日あたりの収支です。

粗利を見ると‐33,000円の赤字です。ではいくつ売れば元が取れるのかをゴールシーク機能で調べてみましょう。

＜操作手順＞

①Excelの上部のメニューから[データ]をクリック

②[予測]→[What-If 分析]→[ゴール シーク]を選択

③[数式入力セル]には表の粗利の値が入っているセルを、[目標値]には損益分岐点となる粗利『０』を、[変化されるセル]には販売数の値が入っているセルを、それぞれ入力し[OK]

これでコロッケ弁当を２３１個売れば元が取れることが分かりました。

Excelの表の中を移動するときに、普段カーソルキーやマウスを何気なく使っているかと思います。しかし何画面にも渡りスクロールしなくてはならないような大きな表の場合、カーソルキーや通常のマウス操作だけで移動するのは大変です。

こんな時にはショートカットキーを活用すると便利です。使い方は簡単。カーソルキーを押すときに[Ctrl]キーを同時に押すだけです。これだけで、どんなに大きな表でも端まで一気にジャンプします。

マウスの場合には、選択したセルの上下左右の太枠のいずれかの上でダブルクリックしましょう。上記のショートカットキーと同様のことができます。

さらに、[Ctrl]＋[Home]で表の左上に、[Ctrl]＋[End]で表の右下にそれぞれジャンプします。併せて活用しましょう。

Excelで帳票を作る際に、A列に『1,2,3…』のような連番を振ることがあるかと思います。

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しかし連番を振った後に帳票の行を削除すると欠番ができてしまいます。

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こんな時は手で修正するよりも『ROW』関数を使用した方が便利です。

ROW関数は行番号を求める関数です。例えば『A2』のセルに『=ROW()』と入力するとA2のセルには『2』と表示されます。

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今回のように１行目がタイトル行で２行目からデータが始まる、いわゆる一般的な帳票では、実際の行番号とデータ行がひとつずつズレています。この場合、『=ROW()-1』とすることで正しく連番が表示されるようになります。

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