[PE019:Excel]条件分岐のIF関数

Excelでは、条件を満たしているかいないかで異なる処理を行なう場合には、「IF関数」を使います。最も基本的な関数のひとつですがおさらいしてみましょう。

ここでテストの合否判定表を作成するとします。A列に「受験番号」、B列に「氏名」、C列に「点数」、D列に「合否判定」が入るとします。そしてこの表のC列に点数を入力していくことにします。この時、70点以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」の文字がD列に自動表示されるようにしたいと思います。この場合、D列に入力すべきIF関数はどのような式になるでしょうか。

そうです。答は次の通り。例えば、「D1」セルに入力する計算式は「=IF(C1>=70,”合格”,”不合格”)」です。これで、C1が70点以上ならD1に「合格」の文字が入り、それ以外の場合は全て「不合格」になります。

IF関数は、第1引数に条件となる「論理式」、第2引数に条件が「真(TRUE)」の場合に行う処理、第3引数に条件が「偽(FALSE)」の場合に行う処理がそれぞれ入ります。なお、文字列はダブルクオーテーション「”」で囲む決まりとなっています。

[PE018:Excel]円単位を千円単位に丸めて表示したい

例えば「8,645,349」のような大きな桁数の金額が並ぶ決算数字などでは、決算書などを作る際に金額を千円単位で丸めて「8,645」と表したいことがあります。こんな時、丸めた数字をひとつひとつ手で入力し直したりしていたら、大変手間ですし入力ミスの元にもなります。

こんな時はExcelの『表示形式』機能を使いましょう。金額の数値をいちいち書き換えることなく、千円単位に表示し直すことができます。

■金額を千円単位に丸めて表示する方法

①金額の入っている対象セルをマウスで選択

②マウスで右クリックし『セルの書式設定』

③『表示形式』タブ⇒『ユーザー定義』

④『#,##0』を選択し『#,##0,』に書き換える

⑤『OK』を押す

[PE018:Excel]複数セルの数値を掛け合わせる方法

「販売価格×卸率×数量=卸値」のような計算をExcelで行う場合を考えてみます。「販売価格」がA1に、「卸率」がB1に、「数量」がC1にそれぞれ入っていたとすると、「卸値」をD1に表示させるには、D1に『⁼A1×B1×C1』と入力すればいいですね。今回は3つの数値を掛け合わせただけなのでこの方法でもいいと思います。

しかし、掛け合わせる数値が10個も20個もある場合ではどうでしょう。上記の方法ですと式の入力がすごく大変ですし、どこかで間違えてしまいそうです。

そんな時は『PRODUCT』関数を使うと便利です。

例えば、A1、B1…Y1にそれぞれ入っている25個の数値を全てかけ合わせてZ1に表示させるには、Z1に『⁼PRODUCT(A1:Y1)』と入力します。

これなら簡単ですし間違えも防げますよ。

[PW007:Windows10]SurfacePro5のUEFI

SurfacePro5のような今日のパソコンでは、電源を入れるとまず最初に裏でUEFI(Unified Extensible Firmware Interface)という制御プログラム(ファームウェア)が立ち上がり、そこでCPUやマザーボード上の各種ハードウェアのチェックを行なっています。従来のパソコンでも同様の役割をもつものとしてBIOS(Basic Input/Output System)というものがありましたが、仕様が古すぎるため最近では淘汰されつつあります。UEFIはこのBIOSの仕様を現代版に拡張した新BIOSといえるものです。

さて、そのUEFIですが、SurfacePro5ではハード面の様々な制御を行うスイッチのような作りとなっており、パソコン画面から操作が可能です。そしてこの画面を使えば、通常では操作できないハードウェア上の設定を変更することができるようになります。例えば、フロントカメラのON・OFF切り替え、起動デバイスの順序変更、タイプカバーの設定など様々なスイッチがあります。

これらのスイッチは購入時に最適な状態に設定が入っているため通常は触る必要はありません。しかし万一のトラブル時の対応などに、UEFIの存在自体は覚えておくと役に立ちます。

■SurfacePro5でUEFIの操作画面を表示させる方法

『音量の+ボタンを押し続けながら電源を入れる』

SurfacePro5のUEFIで個人的におすすめな機能は『Enable Battery Limit』です。これはバッテリー充電を50%までとするリミッター機能です。これによりバッテリーの劣化スピードを抑えることが期待できます。もちろん稼働時間も半分になるので、私のようにそれでも構わない人向けですよ

[PE017:Excel]セルの編集

セルの中身を編集するには、マウスで対象のセルをダブルクリックします。セル内にカーソルが表示されるので中身を編集できます。

しかし、編集するセルの数が多かったり、セル幅が小さかったりすると、マウスによるダブルクリックに失敗し、それが積み重なってストレスの原因になることもしばしば。

そんなときはキーボードに頼るほうがうまくいきます。カーソルキーで対象のセルを選択し、『F2』キーを押しましょう。セルの内容を編集することができます。

また、セルの編集中に『Home』キーを押せばセルの先頭に、『End』キーを押せばセルの最後にそれぞれカーソルが飛びます。これらも利用すればセルの編集効率がぐんっとアップします。

[PE016:Excel]現在の日付や時刻を入力する方法

Excelで報告書などの資料を作成していると、今日の日付や現在の時刻を入力しなければならなくなることがあります。この場合、時計やカレンダーを見て一文字ずつ入力してもいいのですが、もう少し簡単でスマートな入力方法があります。

■ショートカットキー

『Ctrl』+『+』 ・・・ 今日の日付を入力

『Ctrl』+『*』 ・・・ 現在の時刻を入力

使い方は、入力したいセルを選択したあとに上記ショートカットキーを押すだけです。

このショートカットキーを使うになると、いかに日付や時刻を入力する機会が多い事かに気付かされ、ちょっと得した気分になること請け合いです。

なお上記のショートカットキーでは、テンキー側の『+』や『*』は使えないので注意して下さい。

[PW005:Windows10]Windows7のサポート期限が迫っています

Windows7のサポート期限が迫っています。期限は2020年1月14日となっています。

近年のWindowsのサポート期間は概ね10年となっており、その前半と後半でサポート内容が異なります。

まず前半の5年間を目安に提供される『メインストリームサポート』。これはセキュリティ更新プログラムの他に、機能拡張用のアップデートプログラムも配信されるものです。

そして後半の5年間を目安に提供される『延長サポート』。こちらは原則としてセキュリティ更新プログラムだけの配信となります。

Windows7は2009年にリリースされました。2019年の現在は延長サポート期間にあります。そしてその延長サポートももう半年ほどで終了になるというわけです。

Windowsはサポート期限が過ぎたからといって直ちに動作しなくなるものではありません。とはいえ期限が過ぎたWindowsにはセキュリティ更新プログラムが全く提供されなくなってしまいます。Windows7をご利用中の方は、お早めにWindows10への切り替えも検討されるとよいかと思います。

[PW004:Windows10]NAS上の共有フォルダへのアクセスに失敗した時の対処法

先日、自宅に設置してあったNAS(ネットワーク上のHDD)に久しぶりにアクセスしようとしたらいつの間にか参照できなくなってしまっていました。

また別件ですが、久しぶりに社内の複合機に設定しておいた共有フォルダにPCからアクセスしようとしたら、こちらもいつの間にか参照できなくなっていました。

両者は場所も環境も違うネットワークです。現象以外に似ているのは『アクセスしたのが久しぶり』で『Windows10である』という点ぐらいでしょうか。

結論からお話しすると、これらの原因はWindows10のSMB(エスエムビー)の設定にありました。

SMBは、昔むかしのWindows時代のさらに昔、DOSというオペレーティングシステムがまだ主流だった頃に発表された、ネットワーク共有を目的とした通信プロトコルです。何度も形を変えながら現代のWindows10でも使われています。

Windows10のコントロールパネルを調べてみるとSMBの機能がOFFになっていました。以下のように機能をONにすることで、NASや複合機の共有フォルダへアクセスできるようになりました。

 

コントロールパネルの『プログラム』にある『Windowsの機能の有効化または無効化』をクリック
『SMB 1.0/CIFS クライアント』のチェックボックスにチェックを入れる

[PW003:Windows10]Windows Defenderと市販のウィルス対策ソフト

Windows10には『Windows Defender』というウィルス対策機能が標準で搭載されています。Windows Defenderによる保護状況は『スタート』→『設定』→『バージョン情報』で確認できます。

さてここで、Windows標準搭載のWindows Defenderと市販のウィルス対策ソフトではどちらを選ぶべきかを考えてみます。

巷では「Windows Defenderは無償なので、やはり市販のウィルス対策ソフトでないと安心できないな」という意見が根強くあるようです。しかし現在のWindows10のWindows Defenderのウィルス検知力は市販のウィルス対策ソフトと遜色ないとまで言われています。(ちなみにWindowsXPあたりのWindows Defenderでは、おまけ程度の防御力と評価されていた時期もありました。)

ただ、現在の市販のウィルス対策ソフトは総合セキュリティ対策ソフトして機能するものがほとんどです。ウィルス対策はもちろん、Windows Defenderでは対応しきれないフィッシングサイト対策や通信監視による不正侵入のブロック等、高度なセキュリティ対策が期待できます。パソコンの使用目的や環境に合わせて市販のウィルス対策ソフトの導入を検討すればいいと思います。

なお、パソコンによっては最初から有償のウィルス対策ソフトが入っているものがあります。それにはたいてい3カ月~半年ぐらいの試用期間がついているのですが、そこにはちょとした落とし穴があります。

とにかく『ウィルス対策ソフトは試用期間が過ぎたらそのまま放置しない』ように気をつけてください。

試用期間を過ぎて動作しなくなったウィルス対策ソフトを放置したままにすると、ウィルス対策ソフト自体はもちろん、Windows Defenderも機能しなくなってしまうのです。これではパソコンが無防備状態となってしまいます。

Windows Defenderを有効にするには、試用期間が過ぎたウィルス対策ソフトをアンインストールし、Windows Defenderの機能をONにすれば大丈夫です。

[PE015:Excel]特定セルの印刷をさせない方法

Excelで作成した文書を印刷するときに印字させたくないセルが混ざっていることがよくあります。例えば個人的な覚え書きや計算前の数値データなどです。

こんな時、行や列単位なら畳んで隠すこともできなくはありませんが、セル単位となるとそうはいきません。

そんなときは『セルの書式設定』を使って印刷を制限させましょう。

 

例としてサンプル文書を用いて、A1セルに入っている「委任状」という文字を印刷対象から外してみます。

まずはA1セルを選択し、画面上部の『ホーム』タブを選択します。その中に『フォント』があるのでその右下の四角いボタンをマウスクリックします。

 

『セルの書式設定』画面が開くので『表示形式』タブにある『分類』で『ユーザー定義』を選びます。『種類』欄の中身を消してから「;;;」と入力して『OK』をクリックします。(元に戻すには『分類』で『標準』を選びます。)

 

すると、A1セルに入っている「委任状」という文字が消えています。念のためA1セルの中身を見ると「委任状」という文字データはきちんと残っているのが分かります。

 

この方法を用いれば、データを壊すことなく、セル単位で表示を消すことが可能です。表示を消したセルは紙にも印刷されなくなりますので、覚えておくと重宝します。